Lohnabrechnung Software oder Steuerberater: Was rechnet sich?

Eigene Lohnsoftware oder Kanzlei? Diese Frage stellt sich fast jeder Betrieb, sobald er die zehn Mitarbeiter überschreitet. Und fast jeder rechnet sie falsch, weil er die falschen Posten vergleicht. Deshalb möchte ich die Rechnung einmal ehrlich aufmachen, so wie ich sie auch mit Mandanten durchgehe.

Was kostet Lohnabrechnungssoftware im Vergleich zum Steuerberater?

Eine Lohnabrechnungssoftware kostet je nach Anbieter grob 6 bis 13 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Die Auslagerung der Lohnabrechnung an eine Steuerkanzlei liegt am Markt üblicherweise bei 15 bis 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Wer nur diese beiden Zahlen nebeneinanderlegt, kommt schnell zu dem Schluss, dass Selbermachen günstiger ist.

Diese Rechnung ist falsch. Auf der einen Seite steht nur eine Lizenz, also ein Programm, das rechnet, was man ihm eingibt. Auf der anderen Seite steht eine vollständige Dienstleistung: Abrechnung, Meldungen, Beurteilung der Sonderfälle und die Haftung dafür, dass alles stimmt.

Übliche Marktspannen, keine Preisangabe von BHK.

Damit der Vergleich stimmt, müssen auf die Seite der eigenen Lohnabrechnung drei weitere Posten.

Die drei versteckten Kosten der eigenen Lohnabrechnung

Wer die Lohnabrechnung selber macht, zahlt neben der Lizenz für Arbeitszeit, für Fachwissen und für das Haftungsrisiko. Diese drei Posten tauchen auf keiner Rechnung auf, sind aber in jedem Betrieb da.

Posten 1: die Arbeitszeit

Eine Lohnabrechnung ist nicht das Erfassen von Stunden und ein Klick. Dazwischen liegt eine ganze Reihe von Aufgaben:

• Ein- und Austritte von Mitarbeitern
• Melde- und Bescheinigungswesen
• Krankmeldungen und Entgeltfortzahlung
• Zuschläge, Auslösen und Sachbezüge
• Arbeitszeitkonten
• Beitragsnachweise an die Krankenkassen
• Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt
• Jahresmeldungen

In einem gewerblichen Betrieb mit 15 Mitarbeitern bindet das über den Monat verteilt einige Tage. Und zwar bei einer Person, die im Mittelstand fast immer auch alles andere macht, von der Buchhaltung bis zum Telefon.

Posten 2: die Pflege des Fachwissens

Beitragssätze, Sachbezugswerte, Mindestlohn, Pfändungstabellen, Meldeverfahren: Das alles ändert sich jährlich. Ein paar Beispiele aus 2026. Der Mindestlohn liegt seit Januar bei 13,90 Euro und steigt 2027 auf 14,60 Euro. Die Minijob-Grenze ist damit auf 603 Euro gestiegen. Und seit dem 1. Juli gilt eine neue Pfändungstabelle mit einem Grundfreibetrag von 1.587,40 Euro.

Wer selbst abrechnet, muss diesen Aufwand tragen: Schulung, Fachliteratur, Zeit zum Nachlesen. Eine Kanzlei verteilt ihn auf viele Mandate.

Posten 3: die Haftung, und das ist der größte

Für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge haftet der Arbeitgeber. Bei der Lohnsteuer ergibt sich das aus § 42d EStG, bei der Sozialversicherung ist der Arbeitgeber ohnehin Schuldner des gesamten Beitrags.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft jeden Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre. Was dort auffällt, wird rückwirkend nachgefordert. Den Arbeitnehmeranteil bekommen Sie dabei nur sehr eingeschränkt zurück. Ein unterbliebener Abzug darf laut § 28g SGB IV nur bei den drei nächsten Lohnzahlungen nachgeholt werden. Alles Ältere zahlen Sie allein.

Dazu kommen Säumniszuschläge von 1 Prozent pro Monat auf den rückständigen Betrag. Ein systematischer Fehler, der über Jahre gelaufen ist, kostet damit schnell mehr, als die Auslagerung in dieser Zeit insgesamt gekostet hätte.

Ein Fall aus der Praxis: 40.000 Euro nach der SV-Prüfung

Wie teuer ein einziger Fehler werden kann, zeigt ein Fall aus unserer Kanzlei. Ein Familienmitglied des Unternehmers hatte vor einigen Jahren die Lohnbuchhaltung im Betrieb übernommen und sie seitdem selbst mit Software erstellt.

Dabei wurde nicht erkannt, dass eine Stammlohnart individuell umgeschlüsselt worden war. In der Folge wurden die Sozialversicherungsbeiträge falsch berechnet.

Aufgefallen ist der Fehler erst später, bei einer Sozialversicherungsprüfung. Die Nachforderung lag einschließlich Säumniszuschlägen bei rund 40.000 Euro. Allein die Säumniszuschläge machten gut 7.000 Euro aus, Geld, das man sich hätte sparen können.

Der Fall zeigt, wie ein einzelner Fehler in den Grundeinstellungen über Jahre weiterläuft, wenn ihn niemand fachlich prüft.

Wo stößt Standard-Lohnsoftware an ihre Grenzen?

Nicht bei der Routineabrechnung, die kann jedes Lohnprogramm. Die Grenze liegt bei den Fällen, die im Handwerk und in der Industrie regelmäßig vorkommen:

• Lohnpfändung mit mehreren Gläubigern und der Frage, in welcher Rangfolge sie bedient werden
• Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, die nur steuerfrei bleiben, wenn die tatsächlich geleisteten Zeiten nachgewiesen sind
• Baulohn mit Sozialkassenverfahren und Winterbeschäftigungsumlage
• Kurzarbeit
• Aushilfen, die in Spitzenmonaten über die Geringfügigkeitsgrenze von 603 Euro rutschen
• Abfindungen, bei denen die Fünftelregelung seit 2025 nicht mehr in der Lohnabrechnung, sondern erst in der Steuererklärung greift (§ 39b Abs. 3 EStG)
• Firmenwagen mit wechselnder Nutzung

In all diesen Fällen rechnet die Software genau das, was man ihr sagt. Die Frage ist, ob derjenige, der es ihr sagt, es beurteilen kann. Bei der Lohnabrechnung entscheidet nicht das Programm über die Qualität, sondern die Person davor.

Kann man die Lohnabrechnung selber machen?

Ja, und es gibt Betriebe, denen ich ausdrücklich zum Selbermachen rate. Ich sage das auch, obwohl wir damit ein Mandat abgeben. Die Voraussetzungen sind aus meiner Sicht klar:

Der vierte Punkt ist der wichtigste. Wenn genau ein Mensch den Lohn beherrscht, ist das ein Klumpenrisiko. Der Lohn wartet nicht, bis derjenige aus dem Urlaub oder aus dem Krankenhaus zurück ist. Die Mitarbeiter wollen am Monatsende ihr Geld, und die Meldungen haben feste Termine.

Und auch wer alle vier Voraussetzungen erfüllt, sollte eine Kanzlei im Hintergrund haben, die für die Sonderfälle erreichbar ist. Die eigene Lohnabrechnung trägt nur, wenn jemand da ist, der die schwierigen Fragen beantworten kann, bevor die Prüfung sie stellt.

Das Hybrid-Modell: Was der Betrieb macht und was die Kanzlei übernimmt

Am häufigsten fahren wir ein Modell dazwischen, und ich halte es für das beste für Betriebe mit 10 bis 20 Mitarbeitern. Die Aufgaben sind dabei klar verteilt.

1. Betrieb erfasst

   Ihr Teil

   Zeiten, Fehlzeiten und Änderungen digital in einem gemeinsamen System. Kein Abtippen, keine Excel-Liste per Mail.

2. Automatische Vorerfassung

   Technik

   Daten werden eingesammelt, zugeordnet und auf Plausibilität geprüft. Auffälligkeiten werden gemeldet.

3. Mensch beurteilt

   Bewusst nicht automatisiert

   Sonderfälle und Beurteilungsfragen schaut jemand an, der dafür geradesteht.

4. BHK rechnet ab und meldet

   Unser Teil

   Abrechnung, alle Meldungen und die Verantwortung dafür liegen bei uns.

Der Betrieb erfasst die Bewegungsdaten selbst: Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Änderungen wie Ein- und Austritte oder neue Stundensätze. Und zwar digital in einem System, auf das wir beide zugreifen. Kein Abtippen, keine Excel-Liste per Mail, keine zwei Wahrheiten.

Wir übernehmen die Abrechnung, alle Meldungen, die Beurteilung der Sonderfälle und die Verantwortung dafür.

Die Vorerfassung läuft bei uns inzwischen weitgehend automatisiert. Die Daten werden eingesammelt, zugeordnet und auf Plausibilität geprüft, Auffälligkeiten werden gemeldet. Wie diese Art der Automatisierung im Rechnungswesen funktioniert, beschreiben wir im Beitrag Buchhaltung automatisieren.

Was bewusst nicht automatisiert wird, sind die Beurteilungsfragen. Die schaut ein Mensch an, der dafür geradesteht. Genau so verstehen wir Steuerberatung 5.0: Technik übernimmt die Routine, der Mensch die Verantwortung.

Für den Betrieb heißt das, er behält die Kontrolle über seine Daten und gibt die Haftung und das Fachwissen ab. Das ist in den meisten Fällen die wirtschaftlichste Verteilung.

So rechnen Sie den Vergleich richtig

Nehmen Sie nicht die Lizenzgebühr gegen das Honorar der Kanzlei. Stellen Sie stattdessen die Vollkosten gegenüber.

Danach ist die Entscheidung meistens klar, und zwar in beide Richtungen. Für manchen Betrieb mit einfacher Lohnstruktur bleibt die eigene Lohnsoftware die richtige Wahl. Für viele andere ist es die Kanzlei oder das Hybrid-Modell.

Wenn Sie diese Rechnung für Ihren Betrieb einmal gemeinsam aufmachen wollen, schauen wir uns Ihre Lohnstruktur an und sagen Ihnen ehrlich, welches Modell passt. Mehr zu unserem Angebot finden Sie auf der Seite Lohnabrechnung. Häufige Fehler, die wir bei übernommenen Lohnbuchhaltungen sehen, haben wir im Beitrag Die häufigsten Fehler in der Lohnbuchhaltung zusammengefasst.

Für Unternehmen im Oberbergischen Kreis sind wir von Marienheide aus persönlich erreichbar.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnungssoftware

Dieser Beitrag wurde von Henning Berger verfasst, Partner und Steuerberater bei der BHK Berger Heister Kretschmann Steuerberatungsgesellschaft mbH in Marienheide. Schwerpunkt seiner Arbeit ist die proaktive, gestaltende Beratung mittelständischer Unternehmen im Oberbergischen Kreis.