KI im Mittelstand: Chancen nutzen, Mitarbeiter mitnehmen

Bei diesem Thema sind wir als Steuerberater eigentlich gar nicht mehr im steuerrechtlichen Bereich unterwegs. Für uns zählt bei der Beratung immer der Blick auf das Unternehmen als Ganzes, und Steuern sind dabei nur ein Baustein. Unternehmen stehen genau wie wir selbst im digitalen Wandel, und die Frage, die uns am häufigsten erreicht, lautet sinngemäß: Uns ist klar, dass wir etwas tun müssen, aber wir wissen nicht, wo wir anfangen sollen. In diesem Ratgeber zeige ich, warum KI-Einführung im Mittelstand vor allem eine Frage der Begleitung ist und wie ein strukturierter Weg dorthin aussieht.

Was KI im Mittelstand bedeutet

KI im Mittelstand bedeutet, dass ein Unternehmen künstliche Intelligenz gezielt in bestehende Arbeitsprozesse einbindet, von der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bis zur Unterstützung komplexerer Entscheidungen. Entscheidend ist dabei nicht das Werkzeug selbst, sondern wie es eingeführt wird und ob die Mitarbeiter es tatsächlich nutzen.

Viele Betriebe verwechseln KI-Einführung mit einer Software-Anschaffung. Ein Werkzeug wird gekauft, und man erwartet, dass es sich von selbst einführt. Das funktioniert so nicht. Zwischen dem Kauf einer Lösung und ihrem echten Nutzen im Alltag liegt ein Prozess, der genauso viel Aufmerksamkeit braucht wie die Technologie selbst.

Das reicht von kleinen, schnell spürbaren Erleichterungen, etwa wenn wiederkehrende Auswertungen oder Standardschreiben automatisiert erstellt werden, bis zu größeren Vorhaben, bei denen KI Entscheidungen im Vertrieb, in der Produktion oder im Kundenservice unterstützt. Für den Mittelstand ist meist der kleine, klar begrenzte Anwendungsfall der bessere Einstieg als das große Gesamtprojekt.

Warum KI-Einführung kein IT-Projekt ist

Eine KI-Implementierung ist kein IT-Projekt. Es ist ein Projekt, das Prozesse im Unternehmen verändert, und damit auch die Menschen, die in diesen Prozessen arbeiten. Wer neue Werkzeuge einführt, verändert Arbeitsweisen, Zuständigkeiten und manchmal auch das Selbstverständnis einzelner Teams. Das ist ein klassisches Change-Projekt.

Ein Change-Projekt ist immer dann sinnvoll begleitet, wenn jemand mit Erfahrung in diesem Bereich den Unternehmer und die beteiligten Personen strukturiert und mit einem Gespür für die psychologische Seite des Wandels begleitet. Nur so lässt sich das Gesamtziel sauber erreichen, statt auf halber Strecke im Widerstand einzelner Gruppen stecken zu bleiben.

Warum viele nicht wissen, wo sie anfangen sollen

Es gibt keinen richtigen oder falschen Punkt, an dem man mit KI beginnen sollte, und auch keinen richtigen oder falschen Zeitpunkt. Diese Unsicherheit lähmt viele Unternehmer mehr, als sie zugeben. Die Frage ist nicht, ob der gewählte Einstieg perfekt ist, sondern ob überhaupt begonnen wird.

„Es gibt keinen richtigen oder falschen Punkt, an dem man anfangen sollte, und auch keinen richtigen oder falschen Zeitpunkt. Entscheidend ist, überhaupt anzufangen.“

Aus meiner Erfahrung hilft es, sich von der Vorstellung zu lösen, es gäbe einen optimalen Startpunkt, den man erst finden muss. Wer wartet, bis alle Bedingungen ideal sind, wartet meist zu lange. Besser ist ein kleiner, gut begleiteter erster Schritt als ein perfekter Plan, der nie beginnt.

Warum KI-Projekte im Mittelstand oft ins Leere laufen

Eine aktuelle Studie des ifo Instituts, gemeinsam mit dem ZEW, dem IAB, dem BIBB und der BAuA durchgeführt, zeigt ein Bild, das zu dieser Erfahrung passt. Rund 64 Prozent der Beschäftigten in Deutschland haben KI bei der Arbeit bereits eingesetzt, aber nur jeder Fünfte nutzt sie regelmäßig. Bei nur etwa einem Drittel der Nutzenden wurde das wichtigste Werkzeug überhaupt vom Unternehmen eingeführt, der Rest greift auf eigene Initiative zu Werkzeugen wie Chat-Assistenten.

Die Studie zeigt auch, was den Unterschied macht. Wo Unternehmen die Einführung aktiv steuern, berichten Beschäftigte von häufigerer Nutzung, mehr Weiterbildung und spürbar höheren Produktivitätsgewinnen. Genau das deckt sich mit dem, was ich in der Beratung immer wieder sehe. Wenn die Technologie dem Unternehmer einfach vor die Tür gestellt wird, ohne dass die Mitarbeiter eingebunden sind, fehlt die Motivation. Motivation entsteht nur, wenn jemand überzeugt ist, mit der neuen Technik tatsächlich etwas Sinnvolles für die eigene Arbeit zu tun. Deshalb muss der Nutzen für jede einzelne Anwendergruppe herausgearbeitet werden, statt eine Lösung pauschal für alle zu verordnen.

Ein zweiter Effekt kommt hinzu, den die Studie ebenfalls benennt. Ohne steuerndes Eingreifen nutzen vor allem ohnehin technikaffine, gut qualifizierte Mitarbeiter die neuen Werkzeuge, während andere den Anschluss verlieren. Wer KI nur laufen lässt, statt sie gezielt einzuführen, vergrößert also ungewollt bestehende Unterschiede im Team, anstatt das gesamte Unternehmen voranzubringen.

Wie wir eine KI-Einführung strukturieren

Statt einer einzelnen Betriebsveranstaltung, auf der irgendetwas kommuniziert wird, braucht es klare Zuständigkeiten und einen Ablaufplan, der am besten gemeinsam mit der Geschäftsleitung und unter Einbezug des Wissens der Mitarbeiter entsteht. In diesem Ablaufplan stecken bewusst Handlungsschritte, die bestimmte Reaktionen auslösen sollen, damit das Projekt insgesamt vorankommt.

Ein Change-Management-Projekt ist eine enge Begleitung, bei der wir gemeinsam mit dem Unternehmer einzelne Schritte planen, durchführen und nachverfolgen. Zeigt sich unterwegs, dass sich die Gegebenheiten im Unternehmen ändern, passen wir den Plan an.

Was zunächst groß und unübersichtlich wirkt, brechen wir für die Umsetzung in kleinere, sauber begleitbare Teilschritte herunter. Diese Reihenfolge mag nach mehr Aufwand aussehen als der direkte Weg, spart am Ende aber Zeit, weil sie Widerstände von Anfang an auffängt statt sie später ausräumen zu müssen.

Rechtliche Rahmenbedingungen bei der KI-Einführung

Bei KI-Projekten spielen auch rechtliche Rahmenbedingungen eine Rolle, etwa Mitbestimmungsrechte und der Betriebsrat, die europäische KI-Verordnung sowie Datenschutzregelungen. Diese Themen gehören von Anfang an in die Planung, nicht als nachträgliche Korrektur. Für Spezialfragen in diesem Bereich arbeiten wir mit Netzwerkpartnern zusammen, mit denen wir seit Jahren vertrauensvoll zusammenarbeiten, sodass auch die rechtliche Seite des Gesamtprojekts sauber begleitet ist.

Für welche Unternehmen sich eine begleitete KI-Einführung lohnt

Eine begleitete KI-Einführung lohnt sich für jedes mittelständische Unternehmen, das den Schritt schon lange vor sich herschiebt, weil der richtige Einstieg fehlt, oder das bereits erste Werkzeuge im Einsatz hat, ohne dass sich ein echter Nutzen zeigt. Dieses Thema ordnen wir bei uns in die KI-Beratung ein, die eng mit unserer Change-Management-Begleitung zusammenspielt. Häufig hängt eine gelungene KI-Einführung auch mit veränderten Arbeitsabläufen zusammen, weshalb wir sie oft zusammen mit der Prozessberatung angehen. Diese Haltung, Technik als Werkzeug und den Menschen als Maßstab zu verstehen, ist Teil dessen, was wir als Steuerberatung 5.0 verstehen.

Für Unternehmen im Oberbergischen Kreis sind wir als Steuerberater in Gummersbach und Umgebung Ihr fester Ansprechpartner vor Ort.

Häufige Fragen zu KI im Mittelstand