KI-gestützte Steuerberatung: Effizienz, Compliance und strategische Mehrwerte mit BHK

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Steuerberatung in kurzer Zeit grundlegend. Routinetätigkeiten werden automatisiert, Daten lassen sich schneller und präziser auswerten, und neue Beratungsfelder entstehen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Berufspflichten, Dokumentation und IT-Sicherheit. Ein neu gegründeter berufsständischer Ausschuss untersucht aktuell genau diese Schnittstellen: Welche Chancen eröffnen KI-gestützte Verfahren? Welche Pflichten ergeben sich daraus für die Praxis? Und wie lassen sich neue Prozesse so einführen, dass Qualität, Vertraulichkeit und Unabhängigkeit gewahrt bleiben?

Für Steuerkanzleien ist es essenziell, sich frühzeitig über Automatisierung und intelligente Tools zu informieren – nicht allein aus Effizienzgründen. Entscheidend ist, die sozialen Dimensionen mitzudenken: Rollen verändern sich, Tätigkeitsprofile wandeln sich vom reinen Erfassen und Kontrollieren hin zur interpretierenden, gestaltenden Beratung. Mitarbeitende benötigen neue Kompetenzen in Datenanalyse, Systemverständnis und Qualitätssicherung. Mandanten profitieren, wenn standardisierte Aufgaben beschleunigt werden und dadurch mehr Zeit für individuelle Gestaltungsberatung entsteht.

In der Praxis zeigen sich die Potenziale bereits heute:

• Automatisierte Belegverarbeitung, z. B. durch KI-gestützte Klassifizierung und Kontierung.
• Vorausschauende Analysen für Liquidität, Steuervorauszahlungen und Investitionsentscheidungen.
• Digitale Controlling-Werkzeuge, die Kennzahlen in Echtzeit bereitstellen und Abweichungen frühzeitig sichtbar machen.
• KI-Assistenten, die Informationen bündeln, Plausibilitäten prüfen und Szenarien skizzieren – stets unter menschlicher Aufsicht.

Digitale Pionierkanzleien integrieren solche Lösungen bereits in eingespielte Prüf- und Freigabeprozesse. So lässt sich die Geschwindigkeit erhöhen, ohne an Sorgfalt einzubüßen. Die BHK Steuerberatungsgesellschaft mbH in Marienheide verfolgt diesen Ansatz mit einem klaren Fokus: KI-unterstützte Steuerberatung über das Tool „milia“, Online-Controlling mit „Kontool“, KI-gestützte Belegbuchung und eine gezielte Prozessberatung – stets mit dem Anspruch, wirtschaftliche Zusammenhänge zu verstehen und Mandanten erkennbar voranzubringen.

2. Chancen, Risiken und der Einfluss neuer Marktteilnehmer

Die Chancen sind greifbar:

• Höhere Effizienz: Automatisierung reduziert Durchlaufzeiten in Lohn- und Finanzbuchhaltung und schafft Freiräume für Beratung.
• Bessere Qualität: KI kann Anomalien aufspüren, Ausreißer markieren und so zusätzliche Kontrollschleifen anstoßen.
• Mehr Transparenz: Dashboards und Echtzeit-Reportings verbessern das Verständnis für die eigene wirtschaftliche Lage.
• Skalierbarkeit: Standardisierte Prozesse lassen sich sicher und kosteneffizient ausbauen.
• Gestaltungsraum: Mehr Zeit für strategische Themen wie Rechtsformwahl, Investitionsplanung oder Nachfolgebesteuerung.

Den Chancen stehen Risiken gegenüber, die professionell gemanagt werden müssen:

• Berufspflichten: Verschwiegenheit, Unabhängigkeit, Gewissenhaftigkeit und persönliche Verantwortung müssen auch im KI-Betrieb jederzeit gewährleistet sein.
• Regulatorische Anforderungen: Datenschutz (DSGVO), steuerliche Aufbewahrungs- und Verfahrensdokumentation (z. B. GoBD), Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen sowie Anforderungen aus der europäischen KI-Regulierung (AI Act) erfordern klare Prozesse, Dokumentation und technische Schutzmaßnahmen.
• Modellrisiken: KI kann falsche Schlüsse ziehen. Ohne menschliche Plausibilitätsprüfung („Human-in-the-loop“) drohen Fehlbuchungen oder unpassende Empfehlungen.
• Anbieterabhängigkeit: Proprietäre KI-Plattformen können Lock-in-Effekte erzeugen. Es braucht Exit-Strategien, Schnittstellenstandards und Datenportabilität.
• Kompetenzen und Kultur: Die Umstellung verlangt Weiterbildung, neue Rollenprofile (etwa KI-Prozessmanager) und eine offene Kommunikationskultur, die Mitarbeitende mitnimmt.

Hinzu kommt der wachsende Wettbewerb durch neue Marktteilnehmer:

• Plattformanbieter und FinTechs adressieren Teilbereiche (z. B. Belegverarbeitung, Lohnabrechnung) mit hohem Automatisierungsgrad.
• BigTech-Ökosysteme integrieren steuernahe Funktionen in Buchhaltungs- oder ERP-Lösungen.
• KI-first-Start-ups bieten Self-Service-Tools an, die bei einfachen Fällen preisliche Vorteile erzielen.

Für Kanzleien und Mandanten bedeutet das: Differenzierung entsteht über Qualität, Sicherheit, tiefe Beratungskompetenz und persönliche Begleitung – insbesondere bei komplexen Themen wie Gestaltungsberatung, Prozessoptimierung oder Nachfolgebesteuerung. Genau hier entfalten erfahrene Steuerberaterinnen und Steuerberater mit digitalen Werkzeugen ihren größten Mehrwert.

3. Best Practices und Sicherheitsstandards für den KI-Einsatz

Damit KI in der Steuerberatung verantwortungsvoll wirkt, braucht es belastbare Leitplanken. Praxisorientierte Best Practices und klare Sicherheitsstandards sind der Schlüssel.

• Governance und Zuständigkeiten

  • Definieren Sie einen internen KI-Verantwortlichen und legen Sie Rollen für Auswahl, Betrieb, Qualitätssicherung und Freigaben fest.
  • Etablieren Sie ein KI-Risikomanagement mit Kriterien für Nutzen, Risiken, Datenbedarf, Kontrollmechanismen und Audits.
  • Dokumentieren Sie KI-gestützte Prozesse nachvollziehbar (Zweck, Datenquellen, Prüfpfade, Freigabeentscheidungen).

• Datenschutz und Informationssicherheit

  • Datenminimierung, Pseudonymisierung, Verschlüsselung im Transit und at rest.
  • Zugriff nur nach dem Need-to-know-Prinzip, konsequentes Berechtigungs- und Löschkonzept.
  • Bevorzugen Sie Anbieter mit anerkannten Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, SOC 2, BSI C5) und Hosting in der EU.

• Qualitäts- und Fehlerprävention

  • Human-in-the-loop: Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Arbeitsschritten, verbindliche Freigabeschwellen.
  • Testdatensätze und realitätsnahe Pilotierungen vor dem Produktivbetrieb.
  • Laufende Messung von Genauigkeit, Fehlerquoten und Durchlaufzeiten; klare Eingriffspunkte bei Abweichungen.

• Prozessintegration

  • KI nicht als Parallelwelt einführen, sondern in bestehende Verfahrensdokumentationen integrieren (inkl. GoBD-konformer Protokollierung).
  • Klare Schnittstellen zwischen KI-Tools, Belegwesen, Lohn und Controlling; konsistente Stammdatenführung.

• Kompetenzen und Veränderung

  • Systematische Weiterbildung: Schulungen zu Datenkompetenz, Prompting-Leitlinien, Qualitätssicherung und IT-Sicherheit.
  • Neue Rollenprofile (z. B. KI-Prozessmanager) und klare Karrierepfade, um Talente zu binden.
  • Transparente Kommunikation gegenüber Mandanten, welche Aufgaben KI übernimmt und welche die Beraterin/der Berater verantwortet.

• Praxisbeispiele

  • KI-gestützte Belegbuchung: Automatisierte Erkennung, Kontierung, Plausibilitätsprüfung; finale Freigabe durch Fachkräfte.
  • KI-Assistent „milia“: Unterstützung bei Szenarioanalysen, Strukturierung von Informationen und Vorbereitung von Gestaltungsüberlegungen – stets mit menschlicher Bewertung.
  • Online-Controlling mit „Kontool“: Kennzahlen in Echtzeit, Budgetabweichungen, Frühwarnindikatoren für Liquidität und Profitabilität.
  • Lohn und Personal: Fehlerarme Prozesse durch automatisierte Prüfregeln und revisionssichere Protokollierung.

Die BHK Steuerberatungsgesellschaft hat diese Prinzipien in eine ganzheitliche Betreuung eingebettet: vom Personalwesen über Finanzbuchhaltung bis zur Prozessberatung und Nachfolgebesteuerung. Ziel ist nicht nur die korrekte und fristgerechte Erfüllung aller Pflichten, sondern die aktive Nutzung von Optimierungspotenzialen – sicher, effizient und zukunftsorientiert.

4. Konkreter Handlungsbedarf: So bereiten Sie sich jetzt vor

Der Übergang zur KI-gestützten Steuerberatung gelingt am besten strukturiert und schrittweise. Folgende Roadmap hat sich bewährt:

1. Reifegrad prüfen

   • Analysieren Sie Prozesse, Datenqualität, IT-Landschaft und bestehende Kontrollmechanismen.
   • Identifizieren Sie Quick Wins (z. B. Belegverarbeitung, Fristenmanagement) und komplexere Vorhaben (z. B. Prognosemodelle).

2. Pilotprojekte starten

   • Beginnen Sie mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen, definieren Sie Erfolgskriterien (Zeitgewinn, Fehlerquote, Mandantennutzen) und evaluieren Sie systematisch.
   • Binden Sie Anwender früh ein, um Akzeptanz zu sichern und Praxisfeedback zu integrieren.

3. Sicherheits- und Compliance-Rahmen festlegen

   • Erstellen Sie eine KI-Verfahrensdokumentation, definieren Sie Prüfpunkte, Notfallpläne und Fallback-Prozesse.
   • Prüfen Sie Anbieter auf Zertifizierungen, Datenresidenz und Auditierbarkeit; schließen Sie Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsverträge sorgfältig ab.

4. Mitarbeitende qualifizieren und Rollen klären

   • Schulen Sie fachliche und technische Kompetenzen, etablieren Sie Mentoring und Communities of Practice.
   • Beschreiben Sie neue Rollen (z. B. KI-Prozessmanager, Datenqualitätsverantwortliche) und verankern Sie Verantwortlichkeiten.

5. Mandantenkommunikation stärken

   • Erklären Sie, was KI leistet und wo die persönliche Expertise unverzichtbar bleibt.
   • Machen Sie den Mehrwert sichtbar: schnellere Ergebnisse, bessere Entscheidungsgrundlagen, proaktivere Beratung.

6. Skalierung und kontinuierliche Verbesserung

   • Nach erfolgreichen Piloten: schrittweise Ausdehnung, Standardisierung, Automatisierungsgrad erhöhen – stets mit messbaren Qualitätskriterien.
   • Regelmäßige Reviews mit Blick auf Regulatorik, Sicherheit und Berufspflichten.

Risiken durch neue Marktteilnehmer adressieren Sie, indem Sie Ihr Profil schärfen:

• Positionieren Sie sich klar über Beratungstiefe, Branchenspezialisierung und Vertrauensschutz.
• Kombinieren Sie Automatisierung mit persönlicher Verantwortlichkeit und nachvollziehbarer Qualitätssicherung.
• Nutzen Sie digitale Controlling- und Analysewerkzeuge, um proaktiv Optimierungspotenziale aufzuzeigen – statt nur vergangenheitsorientiert zu berichten.

Abschließende Empfehlungen für einen verantwortungsbewussten KI-Einsatz in der Steuerberatung:

• Starten Sie klein, lernen Sie schnell, skalieren Sie kontrolliert.
• Verankern Sie Human-in-the-loop und das Vier-Augen-Prinzip für alle kritischen Schritte.
• Halten Sie Datenschutz, Informationssicherheit und Dokumentation auf hohem Niveau.
• Wählen Sie vertrauenswürdige Anbieter mit belastbarer Compliance und EU-Hosting.
• Pflegen Sie eine Kultur des Lernens: kontinuierliche Weiterbildung, transparentes Feedback, offene Kommunikation.
• Messen Sie Nutzen und Qualität mit klaren KPIs – und passen Sie Prozesse an.
• Achten Sie auf Erklärbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse.
• Halten Sie Exit-Strategien bereit, um Abhängigkeiten zu vermeiden.
• Binden Sie Mitarbeitende aktiv ein und gestalten Sie Rollen zukunftsfähig.
• Behalten Sie die berufsständische Entwicklung im Blick und orientieren Sie sich an entstehenden Standards und Leitlinien.

Wer heute die Weichen stellt, verbindet das Beste aus zwei Welten: die präzise, persönliche Expertise der Steuerberatung mit den Möglichkeiten moderner KI. So bleibt Beratung nicht nur compliant und effizient, sondern wird zum strategischen Partner für Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen. Die BHK Steuerberatungsgesellschaft mbH unterstützt Sie dabei mit KI-gestützten Tools wie „milia“, mit „Kontool“ im Controlling und mit einer ganzheitlichen Gestaltungsberatung – verantwortungsvoll, sicher und messbar wirkungsvoll.