Jahresabschluss erstellen: Checkliste mit Zeitplan zum Abhaken

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen lassen, brauchen wir als Kanzlei eine ganze Reihe von Unterlagen aus Ihrem Betrieb. Die meisten Checklisten sortieren diese Unterlagen nach Bilanzpositionen. Damit kann im Betrieb kaum jemand etwas anfangen. Ich sortiere sie deshalb nach dem Zeitpunkt, an dem sie anfallen.

„Der Unterschied zwischen einem Abschluss, der im Frühjahr fertig ist, und einem, der sich bis in den Herbst zieht, entsteht nicht im März. Er entsteht im Dezember.“

Warum sich der Jahresabschluss im Dezember entscheidet

Einige Unterlagen für den Jahresabschluss lassen sich nur zum Bilanzstichtag erstellen, also in aller Regel zum 31. Dezember. Was dann nicht aufgenommen, geschätzt oder geklärt wurde, lässt sich im Februar nur noch mühsam rekonstruieren, und manches gar nicht mehr.

Das gilt vor allem für die Inventur, die Einschätzung laufender Baustellen und Aufträge und die Personalstände. Wer diese Punkte im Dezember sauber erledigt, liefert uns im Frühjahr vollständige Unterlagen. Wer sie vergisst, löst Rückfragen aus. Und jede Rückfrageschleife verschiebt den Abschluss nach hinten.

Der Dezember ist deshalb der eigentliche Startpunkt Ihres Jahresabschlusses, nicht der Tag, an dem der Ordner in der Kanzlei ankommt.

Checkliste Dezember: Was vor dem Bilanzstichtag passieren muss

Vor dem Stichtag stehen vier Aufgaben an, die nur Ihr Betrieb erledigen kann. Sie betreffen Bestände, laufende Aufträge, Ihre Mitarbeiter und Ihre offenen Forderungen.

Inventur sauber dokumentieren

Das Wichtigste im Dezember ist die Inventur. Zum Bilanzstichtag muss der Bestand körperlich aufgenommen werden, also Material, Waren sowie Hilfs- und Betriebsstoffe. Diese Pflicht ergibt sich aus § 240 Abs. 2 HGB, nach dem Kaufleute zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen müssen.

Entscheidend ist die Dokumentation. Wir brauchen Aufnahmelisten mit Mengen, Datum und den Personen, die aufgenommen haben, und nicht eine einzelne Summe auf einem Zettel. Eine Inventur, die nicht nachvollziehbar dokumentiert ist, ist in der Prüfung angreifbar. Dann diskutieren wir nicht über eine einzelne Position, sondern über den ganzen Vorratsbestand.

Baustellen und Aufträge bewerten

Welche Arbeiten sind zum 31. Dezember begonnen, aber noch nicht abgerechnet? Für jede dieser Baustellen und jeden dieser Aufträge brauchen wir eine Einschätzung des Fertigstellungsgrads und die bis dahin angefallenen Kosten.

Bei dieser Position verschätzen sich Handwerks- und Industriebetriebe regelmäßig. Und sie wirkt sich unmittelbar auf Ihr Ergebnis aus.

Personalstände festhalten

Wie viele Urlaubstage sind zum Jahresende noch offen, wie viele Überstunden stehen auf den Konten? Beides führt zu Rückstellungen, denn für ungewisse Verbindlichkeiten sind nach § 249 Abs. 1 HGB Rückstellungen zu bilden. In der Praxis werden beide Positionen gern vergessen. Halten Sie die Stände deshalb zum Stichtag fest.

Offene Posten prüfen, solange noch Zeit ist

Werfen Sie im Dezember einen Blick auf Ihre offenen Forderungen. Welche sind zweifelhaft, welche uneinbringlich? Wer das noch im alten Jahr klärt, wertet richtig ab. Wer es erst im Sommer merkt, schiebt es ins nächste Jahr.

Diese vier Punkte kosten Sie im Dezember wenig Zeit und ersparen Ihnen im Frühjahr die meisten Rückfragen.

Checkliste Januar: Bestätigungen und Belege von außen

Im Januar kommen die Unterlagen, die Dritte Ihnen zum Stichtag ausstellen. Sie müssen sie nicht erstellen, sondern nur vollständig sammeln.

• Saldenbestätigungen der Banken zum Stichtag
• Darlehensstände mit Zins- und Tilgungsanteilen
• Kontoauszüge lückenlos bis zum Jahresende
• Kassenbestände mit Zählprotokoll und die Bestandsliste der Kasse
• Jahresabrechnungen von Versicherungen und Leasinggesellschaften
• Lohnjournale und Lohnkonten des abgelaufenen Jahres
• Neu abgeschlossene Verträge des Jahres: Leasing, Darlehen, Miete, größere Lieferantenvereinbarungen

Die Verträge verdienen besondere Aufmerksamkeit. Nach ihnen müssen wir am häufigsten nachfragen, weil sie im Betrieb liegen und nicht in der Buchhaltung. Wer im Laufe des Jahres neue Verträge gleich an einem festen Ort sammelt, nimmt einer typischen Rückfrageschleife die Grundlage.

Mit diesen Unterlagen ist der Januar erledigt, und der Großteil der Belege von außen liegt beisammen.

Übergabe an die Kanzlei: Welche Unterlagen der Steuerberater noch braucht

Bei der Übergabe brauchen wir den Rest, also vor allem Ihr Anlagevermögen, Ihre Fahrzeuge, Ihre Privatentnahmen und alles, was im Jahr ungewöhnlich war.

• Das vollständige Anlagenverzeichnis mit Zu- und Abgängen
• Belege für alle Anschaffungen
• Die Fahrtenbücher oder die Angaben zur Privatnutzung der Fahrzeuge
• Die Aufstellung der Privatentnahmen
• Bescheide, die im Laufe des Jahres gekommen sind
• Die Information über alles Ungewöhnliche: ein Rechtsstreit, eine Gewährleistung, die im Raum steht, eine geplante Investition oder eine Betriebsprüfung

Der letzte Punkt wird leicht unterschätzt, weil er sich nicht als Beleg abheften lässt. Gerade diese Informationen beeinflussen aber, wie wir Risiken im Abschluss bewerten. Ein kurzer Hinweis von Ihnen genügt, den Rest klären wir gemeinsam.

So fordern wir die Unterlagen bei BHK an

Bei uns müssen Sie nicht selbst überlegen, wann Sie was liefern. Wir fordern die Unterlagen Mitte Februar des Folgejahres summarisch bei Ihnen an und teilen Ihnen dabei auch das Plandatum mit, zu dem die Erstellung Ihres Jahresabschlusses fertig sein wird.

Die Anforderung läuft digital über unser milia-Portal. Das spart Ihnen und uns Zeit, und alle Fragen und Unterlagen liegen in der Zusammenarbeit an einem zentralen Ort. Niemand muss suchen, welche Rückfrage per E-Mail kam und welche Unterlage schon übergeben wurde.

So wissen Sie von Anfang an, was wir brauchen und wann Ihr Abschluss fertig ist.

Was bei digitaler Buchhaltung von der Checkliste wegfällt

Ein erheblicher Teil der klassischen Checkliste fällt bei unseren Mandanten gar nicht mehr an. Wer unterjährig digital bucht, hat die Belege längst im System. Es muss nichts mehr gesucht, sortiert und gebracht werden.

Der Unterschied in der Bearbeitungszeit zwischen diesen beiden Welten ist erheblich.

Wie das im Alltag aussieht, lesen Sie in unseren Beiträgen zur Finanzbuchhaltung und dazu, wie Sie Ihre Buchhaltung automatisieren.

Drei Positionen, bei denen sich Betriebe regelmäßig verschätzen

In Betrieben mit 10 bis 20 Mitarbeitern kommt es bei drei Positionen regelmäßig zu Diskussionen, weil sie unterschätzt werden.

Wer diese drei Positionen kennt, kann sie im Dezember gezielt vorbereiten, statt im Frühjahr darüber zu diskutieren.

Welche Fristen für den Jahresabschluss gelten

Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH gilt: Der Jahresabschluss ist nach § 264 Abs. 1 HGB in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres aufzustellen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht. Offenzulegen ist der Abschluss nach § 325 HGB spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, elektronisch beim Unternehmensregister.

Für die Steuererklärungen gilt eine eigene Frist. Wenn ein Steuerberater sie erstellt, sind sie nach § 149 Abs. 3 AO bis zum letzten Tag im Februar des übernächsten Jahres abzugeben. Für das Jahr 2025 ist das der 1. März 2027, weil der 28. Februar auf einen Sonntag fällt.

Diese Fristen sind die äußere Grenze. Wann Ihr Abschluss tatsächlich fertig ist, hängt vor allem davon ab, wie vollständig Ihre Unterlagen bei uns ankommen.

Ihre Checkliste zum Abhaken

Alle Punkte auf einen Blick, sortiert nach dem Zeitpunkt. Klicken Sie an, was erledigt ist.

Mein Rat: Legen Sie sich die Checkliste Anfang Dezember hin

Legen Sie sich diese Checkliste nicht im Februar hin, sondern Anfang Dezember. Der Dezember-Teil kostet Sie zwei Stunden und spart Ihnen im Frühjahr Wochen.

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss künftig ohne Rückfrageschleifen erstellen lassen möchten, begleiten wir Sie von der Inventur bis zum fertigen Abschluss. Mit unterjährig digitaler Buchhaltung, dem milia-Portal und festen Plandaten wird aus der jährlichen Ordnerübergabe ein planbarer Ablauf. Genau das verstehen wir unter Steuerberatung 5.0: Technik, die Ihnen Arbeit abnimmt, und ein Mensch, der mit Ihnen auf die Zahlen schaut. Was Sie aus dem fertigen Abschluss herauslesen können, zeigt unser Beitrag zur Bilanzanalyse.

Für Unternehmen im Oberbergischen Kreis sind wir von Marienheide aus als Steuerberater in Gummersbach und Umgebung Ihr Ansprechpartner vor Ort.

Häufige Fragen zur Jahresabschluss-Checkliste

Dieser Beitrag wurde von Henning Berger verfasst, Partner und Steuerberater bei der BHK Berger Heister Kretschmann Steuerberatungsgesellschaft mbH in Marienheide. Schwerpunkt seiner Arbeit ist die proaktive, gestaltende Beratung mittelständischer Unternehmen im Oberbergischen Kreis.