Betriebsprüfung: durchschnittliche Nachzahlung und Ihr Risiko

Wenn ein Unternehmer fragt, was ihn eine Betriebsprüfung kosten kann, dann will er eine Zahl hören. Die gibt es auch. Sie ist nur mit Vorsicht zu genießen. Ich erkläre Ihnen, wie die durchschnittliche Nachzahlung nach einer Betriebsprüfung zustande kommt, woraus sich eine Nachzahlung tatsächlich zusammensetzt und woran Prüfer bei Betrieben Ihrer Größe zuerst ansetzen.

Wie hoch ist die durchschnittliche Nachzahlung nach einer Betriebsprüfung?

Bei Klein-, Kleinst- und Mittelbetrieben liegt das Mehrergebnis der Betriebsprüfung in einer Größenordnung von etwa 20.000 bis 35.000 Euro je geprüftem Betrieb. Das ergibt sich, wenn man das amtlich ausgewiesene Mehrergebnis auf die Zahl der geprüften Betriebe umlegt.

Grundlage ist die jährliche Statistik des Bundesfinanzministeriums. Laut den Ergebnissen der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder 2024 wurden 2024 insgesamt 140.764 Betriebe geprüft. Das festgestellte Mehrergebnis lag bei rund 10,9 Milliarden Euro, davon 7,6 Milliarden Euro bei Großbetrieben. Für die kleineren Größenklassen sieht die Rechnung so aus:

Quelle: BMF-Monatsbericht November 2025, Mehrergebnis 2024; eigene Berechnung (Mehrergebnis geteilt durch Zahl der geprüften Betriebe).

Diese Zahl ist statistisch korrekt und praktisch wenig aussagekräftig. Der Grund ist einfach. Sie ist ein Mittelwert aus sehr vielen Prüfungen, die mit null oder fast null ausgehen, und einigen wenigen, die dramatisch ausgehen. Dazu kommt, dass das Ministerium selbst darauf hinweist, dass das festgestellte Mehrergebnis nicht mit dem tatsächlich gezahlten Betrag gleichzusetzen ist, etwa weil Einspruchs- oder Klageverfahren den Betrag später noch verändern.

„Die Zahl ist ein Mittelwert aus sehr vielen Prüfungen, die mit null ausgehen, und einigen wenigen, die dramatisch ausgehen. Kein Betrieb zahlt den Durchschnitt.“

Viel wichtiger als die Zahl ist deshalb die Frage, wovon Ihre persönliche Nachzahlung abhängt.

In welche Größenklasse fällt ein Betrieb mit 10 bis 20 Mitarbeitern?

Ein Handwerks- oder Fertigungsbetrieb mit 10 bis 20 Mitarbeitern ist in aller Regel Klein- oder Mittelbetrieb. Für Fertigungsbetriebe gelten seit dem 1. Januar 2024 diese Grenzen, wobei jeweils der Umsatz oder der steuerliche Gewinn genügt:

Quelle: BMF-Monatsbericht November 2025, Tabellen 1 und 2. Hervorgehoben: typische Klassen für Betriebe mit 10 bis 20 Mitarbeitern.

Der Sprung zwischen den Klassen ist erheblich. Ein Kleinbetrieb wird statistisch selten geprüft. Ein Mittelbetrieb dagegen wurde 2024 in fast jedem fünften Fall geprüft. Geprüft werden dabei im Schnitt rund drei Veranlagungsjahre, bei Kleinbetrieben waren es 2024 durchschnittlich 2,9 Jahre, bei Mittelbetrieben 3,1 Jahre.

Wer mit seinem Betrieb über die Grenze zum Mittelbetrieb wächst, sollte deshalb damit rechnen, dass eine Betriebsprüfung kein theoretisches Risiko mehr ist.

Woraus setzt sich eine Nachzahlung zusammen?

Eine Nachzahlung nach der Betriebsprüfung besteht immer aus drei Blöcken: der Steuer selbst, den Zinsen und im schlimmsten Fall Sanktionen. Erst wenn Sie diese drei Blöcke kennen, können Sie Ihr eigenes Risiko einschätzen.

Block 1: Die Steuer selbst, oft mehrfach

Im ersten Block korrigiert der Prüfer Ihre Besteuerungsgrundlagen. Nicht abziehbare Aufwendungen werden gestrichen, Privatanteile erhöht, Erträge zugerechnet, Abschreibungen korrigiert.

Das trifft in der Regel gleich mehrere Steuerarten: die Einkommen- oder Körperschaftsteuer, die Gewerbesteuer und oft auch die Umsatzsteuer. Wie breit das streut, zeigt auch die Statistik. 2024 entfielen vom gesamten Mehrergebnis 28,4 Prozent auf die Gewerbesteuer, 27,5 Prozent auf die Körperschaftsteuer, 22,0 Prozent auf die Einkommensteuer und 12,8 Prozent auf die Umsatzsteuer.

Ein einziger Sachverhalt schlägt also mehrfach durch. Und weil meist drei Jahre geprüft werden, auch dreifach.

Block 2: Die Zinsen

Steuernachzahlungen werden verzinst, und zwar ab 15 Monaten nach Ablauf des Steuerjahres. So regelt es § 233a AO. Der Zinssatz beträgt nach § 238 Abs. 1a AO 0,15 Prozent pro Monat, also 1,8 Prozent pro Jahr.

Für eine Nachzahlung zum Jahr 2022 läuft der Zins zum Beispiel ab dem 1. April 2024 bis zu dem Tag, an dem der geänderte Bescheid wirksam wird. Bei einer Prüfung, die drei Jahre zurückliegende Zeiträume betrifft, laufen die Zinsen also über Jahre. Das kann den Nachzahlungsbetrag spürbar erhöhen.

Block 3: Sanktionen

Der dritte Block ist der gefährlichste. Solange über die Auslegung eines Sachverhalts gestritten wird, bleibt es beim Steuerrecht. Gewinnt der Prüfer jedoch den Eindruck, dass Einnahmen bewusst nicht erklärt wurden, wird die Straf- und Bußgeldsachenstelle eingeschaltet. Dann geht es nicht mehr um eine Nachzahlung, sondern um den Vorwurf der Steuerhinterziehung nach § 370 AO.

Die Steuer ist planbar, die Zinsen sind berechenbar. Den dritten Block sollten Sie gar nicht erst entstehen lassen.

Hinzuschätzung: Warum manche Prüfungen so teuer werden

Die richtig teuren Fälle entstehen fast nie durch eine einzelne falsch gebuchte Rechnung. Sie entstehen durch eine Hinzuschätzung. Und eine Hinzuschätzung setzt voraus, dass die Buchführung formal angreifbar ist.

Das Finanzamt darf nach § 162 AO schätzen, wenn Bücher und Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden können oder der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden können. In der Praxis heißt das: Wenn die Kassenführung nicht stimmt, wenn die Daten nicht auswertbar sind, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt, dann diskutieren Sie nicht mehr über tausend Euro Bewirtungsaufwand. Dann steht ein Prozentsatz auf Ihren Umsatz im Raum.

Und dieser Prozentsatz erreicht Größenordnungen, die mit dem ursprünglichen Mangel nichts mehr zu tun haben. Genau hier entstehen die wenigen dramatischen Fälle, die den Durchschnitt in der Statistik nach oben ziehen.

Eine formal saubere Buchführung ist deshalb der wirksamste Schutz vor einer hohen Nachzahlung, wichtiger als jede einzelne Buchung.

Worauf achtet der Betriebsprüfer bei Betrieben mit 10 bis 20 Mitarbeitern?

Bei einem Handwerks- oder Fertigungsbetrieb mit 10 bis 20 Mitarbeitern setzen Prüfer nach meiner Erfahrung an fünf Stellen an:

1. Die Kasse

   Höchstes Risiko

   Wenn Bargeld im Spiel ist, mit Abstand das Feld mit dem höchsten Risiko.

2. Die Privatanteile

   Fahrzeuge, Telefon, private Mitnutzung von Material und Arbeitszeit, Bauleistungen am eigenen Haus.

3. Aufwand oder Herstellungskosten

   Sofort abziehen oder aktivieren und abschreiben?

4. Die Löhne

   Aushilfen, Zuschläge, Subunternehmer.

5. Verrechnungskonten und Gesellschafterdarlehen

   Bei der GmbH, Stichwort verdeckte Gewinnausschüttung.

In der Praxis sind Schwerpunkte wie die PKW besonders häufig anzutreffen. Aber auch die Gesamtvergütung eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers kann durchaus Anlass geben, dass der Prüfer eine verdeckte Gewinnausschüttung in den Raum stellt.

Wer diese fünf Prüffelder kennt, weiß, wo er im eigenen Betrieb zuerst hinschauen sollte. Viele dieser Punkte, etwa die Lohnabrechnung oder die Abgrenzungen im Jahresabschluss, lassen sich laufend sauber halten.

Verdeckte Gewinnausschüttung: Warum es auf das Gesamtbild ankommt

Bei der verdeckten Gewinnausschüttung muss man immer das Unternehmenskonstrukt als Ganzes betrachten. Entscheidend ist, wie sich eine Feststellung beim Steuerpflichtigen in der Summe auswirkt, also bei der GmbH und beim Gesellschafter zusammen.

„Manchmal ist es strategisch besser, auf einen Einwand einzugehen, wohlwissend, dass die Auswirkung im Gesamtkontext nicht hoch ist. Es geht hier viel um Psychologie.“

Das sieht der Prüfer in seinem Prüffeld oft erst einmal nicht. Er schaut auf seinen Ausschnitt, wir schauen auf das Ganze.

Nicht jeder Punkt muss ausgefochten werden, aber jeder Punkt sollte im Gesamtbild bewertet sein, bevor man nachgibt oder widerspricht. Genau das ist auch der Kern einer vorausschauenden Steueroptimierung.

Was Sie vor der Prüfung selbst tun können

Was Sie vorher tun können, ist mehr, als die meisten glauben. Die Kennzahlen, die ein Prüfer auffällig findet, können Sie sich selbst vorher anschauen.

Wenn eine dieser Quoten aus dem Rahmen fällt, gibt es dafür in aller Regel eine gute Erklärung. Ein Großauftrag mit ungewöhnlicher Materialstruktur, ein Gewährleistungsfall, eine Preissteigerung, die nicht weitergegeben werden konnte.

Nur muss man diese Erklärung im Prüfungsjahr kennen und nicht drei Jahre später rekonstruieren. Genau dafür nutzen wir die laufenden Auswertungen. Abweichungen fallen auf, wenn sie entstehen, und werden dokumentiert, solange sich alle noch erinnern. Wie Sie solche Kennzahlen lesen, zeigt unser Beitrag zur Bilanzanalyse.

Eine Abweichung ist kein Problem. Eine Abweichung ohne dokumentierte Erklärung schon.

So begleiten wir Ihre Betriebsprüfung bei BHK

Wir übernehmen die Kommunikation mit dem Prüfer vollständig. Unterlagen, Auskünfte und Fragenkataloge laufen über uns. Sie liefern die Fakten und die Betriebskenntnis, und nichts geht ohne Ihr Wissen heraus.

Für den digitalen Datenzugriff bereiten wir die Daten auf, statt dem Prüfer freien Zugang zu Ihrem System zu geben. Und wir führen die Schlussbesprechung.

Was Sie an Aufwand einplanen sollten, ist überschaubar, aber nicht null. Sie brauchen Zeit, um Fragen zu Sachverhalten zu beantworten, die drei Jahre zurückliegen. Je besser die Dokumentation damals war, desto kürzer sind diese Termine.

Die beste Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung beginnt also nicht mit der Prüfungsanordnung, sondern mit einer Finanzbuchhaltung, die laufend ausgewertet wird. Genau das verstehen wir unter Steuerberatung 5.0: Technik, die Auffälligkeiten früh sichtbar macht, und ein Mensch, der sie mit Ihnen einordnet.

Für Unternehmen im Oberbergischen Kreis sind wir von Marienheide aus als Steuerberater in Gummersbach und Umgebung Ihr Ansprechpartner vor Ort.

Häufige Fragen zur Nachzahlung nach einer Betriebsprüfung

Dieser Beitrag wurde von Henning Berger verfasst, Partner und Steuerberater bei der BHK Berger Heister Kretschmann Steuerberatungsgesellschaft mbH in Marienheide. Schwerpunkt seiner Arbeit ist die proaktive, gestaltende Beratung mittelständischer Unternehmen im Oberbergischen Kreis.